Statuts et workflow des recrutements

Ce guide détaille les différents statuts d'un recrutement et explique comment ils évoluent au cours du processus.

🔄 Cycle de vie complet

graph TD
    A[Brouillon] --> B[En préparation]
    B --> C[En attente validation client]
    C --> D[En attente validation interne]
    D --> E[Validé]
    E --> F[Actif]
    F --> G[En pause]
    G --> F
    F --> H[Terminé - Recruté]
    F --> I[Terminé - Annulé]
    F --> J[Terminé - Report]

📝 Statuts détaillés

1. Brouillon

Caractéristiques :

Recrutement en cours de création
Informations incomplètes autorisées
Visible uniquement par le créateur
Aucune notification envoyée

Actions possibles :

Modifier toutes les informations
Supprimer le recrutement
Passer à "En préparation"
Assigner des collaborateurs

Durée typique : Quelques heures à quelques jours

2. En préparation

Caractéristiques :

Configuration des 6 étapes en cours
Visible par l'équipe assignée
Sauvegarde automatique des modifications
Commentaires et collaboration activés

Actions possibles :

Compléter les 6 étapes
Inviter des collaborateurs
Demander une validation client
Revenir à "Brouillon"

Indicateurs :

Pourcentage de complétude (0-100%)
Étapes complétées (1/6, 2/6, etc.)
Dernière modification

3. En attente validation client

Caractéristiques :

Brief envoyé au client pour approbation
Modifications bloquées (sauf commentaires)
Notification automatique au client
Historique des échanges disponible

Actions possibles :

Envoyer des rappels
Modifier les détails sur demande client
Revenir à "En préparation"
Passer en validation interne si approuvé

Délai standard : 2-3 jours ouvrés

4. En attente validation interne

Caractéristiques :

Validation par un responsable/manager
Vérification de la cohérence
Contrôle qualité du processus
Préparation des ressources nécessaires

Actions possibles :

Valider et passer à "Validé"
Demander des modifications
Assigner d'autres validateurs
Programmer une réunion de validation

Critères de validation :

Complétude des informations
Cohérence du processus
Faisabilité des délais
Disponibilité des ressources

5. Validé

Caractéristiques :

Recrutement prêt à être activé
Toutes les validations obtenues
Configuration finalisée
En attente de lancement

Actions possibles :

Activer immédiatement
Programmer l'activation
Effectuer derniers ajustements
Préparer les outils de sourcing

Préparatifs d'activation :

Configuration du tableau Kanban
Paramétrage des notifications
Préparation des templates de communication
Assignation finale des responsabilités

6. Actif

Caractéristiques :

Recherche de candidats en cours
Kanban opérationnel
Notifications actives
Métriques en temps réel

Actions possibles :

Gérer les candidats
Mettre en pause
Modifier le processus (avec précautions)
Terminer le recrutement

Sous-statuts possibles :

Sourcing : Recherche active de candidats
Évaluation : Candidats en cours de traitement
Finalisation : Négociation avec finaliste(s)

7. En pause

Caractéristiques :

Processus temporairement suspendu
Candidats figés dans leur état
Notifications désactivées
Motif de pause documenté

Motifs courants :

Réorganisation côté client
Problème budgétaire temporaire
Changement de priorités
Congés/indisponibilité des intervenants

Actions possibles :

Réactiver le recrutement
Modifier les paramètres
Communiquer avec les candidats en cours
Programmer la reprise

8. Terminé - Recruté

Caractéristiques :

Candidat sélectionné et embauché
Contrat signé ou en cours de signature
Processus complètement finalisé
Bilan et métriques disponibles

Informations enregistrées :

Candidat recruté
Date de recrutement
Durée totale du processus
Nombre de candidats évalués
Retour d'expérience

9. Terminé - Annulé

Caractéristiques :

Recrutement interrompu définitivement
Motif d'annulation documenté
Candidats informés
Clôture administrative

Motifs d'annulation :

Poste supprimé
Réorganisation interne
Budget non approuvé
Candidat interne trouvé

10. Terminé - Reporté

Caractéristiques :

Recrutement différé à une date ultérieure
Contexte sauvegardé
Possibilité de réactivation
Date de reprise envisagée

Actions de suivi :

Programmer des rappels
Maintenir le lien avec les candidats intéressants
Mettre à jour régulièrement la date de reprise
Réviser le brief si nécessaire

⚡ Transitions automatiques

Déclencheurs automatiques

Passage automatique :

Brouillon → En préparation : Dès qu'une étape est complétée
En préparation → Validé : Si auto-validation activée et étapes complètes
Validé → Actif : Si activation programmée
Actif → Terminé : Si candidat marqué comme recruté

Conditions de transition :

Respect des prérequis
Permissions utilisateur
Paramètres du workspace
Validation des données obligatoires

Rappels et alertes

Notifications automatiques :

Recrutement en brouillon depuis > 7 jours
En attente de validation client depuis > 3 jours
Recrutement actif sans activité depuis > 5 jours
Date de début souhaitée dépassée

📊 Métriques par statut

Temps de passage

Durées moyennes observées :

Brouillon → En préparation : 2-3 jours
En préparation → Validé : 5-7 jours
Validé → Actif : 1-2 jours
Actif → Terminé : 3-6 semaines

Facteurs d'influence :

Complexité du poste
Réactivité du client
Disponibilité des candidats
Expérience de l'équipe

Indicateurs de performance

KPI par statut :

Taux de conversion : % de brouillons qui arrivent à "Actif"
Temps de configuration : Durée de la phase de préparation
Taux d'abandon : % de recrutements annulés
Satisfaction client : Note moyenne par statut

🔧 Configuration des workflows

Personnalisation par workspace

Paramètres configurables :

Statuts obligatoires ou optionnels
Validations requises
Notifications automatiques
Délais de rappel

Templates de workflow :

Express : Brouillon → Actif (validation simplifiée)
Standard : Workflow complet avec validations
Gouvernance : Validations renforcées, approbations multiples

Rôles et permissions

Droits par statut :

Créateur : Toutes les transitions depuis ses recrutements
Collaborateur : Transitions limitées selon le rôle
Manager : Validation et transitions avancées
Admin : Toutes les transitions, paramétrage

💡 Bonnes pratiques

Gestion des statuts

Efficacité :

Ne laissez pas les recrutements en "Brouillon" trop longtemps
Validez rapidement les recrutements "En préparation"
Communiquez les changements de statut aux parties prenantes
Documentez les motifs de pause/annulation

Traçabilité :

Ajoutez des commentaires lors des changements de statut
Conservez l'historique des modifications
Informez les candidats des changements impactants
Préparez des templates de communication

Collaboration

Communication :

Notifiez l'équipe des changements importants
Utilisez les commentaires pour expliquer les décisions
Maintenez une communication régulière avec le client
Préparez des points d'étape selon les statuts

❓ Questions fréquentes

Peut-on revenir en arrière dans les statuts ? Oui, mais avec des restrictions. Certains retours nécessitent des validations supplémentaires.

Que deviennent les candidats quand on met en pause ? Ils restent associés au recrutement mais ne progressent plus automatiquement. Ils peuvent être informés de la pause.

Comment gérer un recrutement urgent ? Utilisez le workflow "Express" et marquez la priorité comme "Critique" pour accélérer les validations.

Peut-on modifier un recrutement actif ? Oui, mais les modifications importantes peuvent nécessiter une re-validation et impacter les candidats en cours.

🔄 Prochaines étapes

Maintenant que vous comprenez les statuts :

Statuts et workflow des recrutements

On this page