Checklist Onboarding Complet | Intégration 90 Jours

Un onboarding réussi, c'est un nouveau collaborateur autonome et heureux dès la fin de son 3ème mois.

L'intégration progressive d'un nouvel employé ne se limite pas au premier jour. Cette checklist couvre les 4 phases essentielles : préparation (J-7), accueil (J1), formation (J2-J30), et consolidation (J31-J90).

Chaque phase a ses objectifs, ses actions et ses points de contrôle. En suivant ce processus, vous :

• Minimisez le stress et les incertitudes du nouvel arrivant
• Assurez une transmission complète des connaissances
• Créez les liens d'équipe qui favorisent la rétention
• Mesurez la progression et ajustez selon les besoins

• [ ] Contrat de travail signé
• Vérifier la signature du nouvel employé
• Archiver une copie
• Préparer les documents (règlement intérieur, etc.)

• [ ] Documents à signer le jour J
• Charte informatique
• Politique de confidentialité/NDA
• Accord politique salaires
• Charte RGPD/protection données

• [ ] Feuille de présence ou badge d'accès
• Enregistrement dans le système
• Badge de sécurité ou code accès préparé
• Test fonctionnel

• [ ] Dossier personnel établi
• Données de base vérifiées
• Bénéficiaire de l'assurance maladie confirmé
• Coordonnées bancaires pour salaire enregistrées

• [ ] Validation du plan d'intégration
• Manager a-t-il reçu et validé le plan ?
• A-t-il défini les objectifs du premier mois ?
• Buddy/parrain assigné ?

• [ ] Clarifier les priorités
• Quels sont les projets critiques du début ?
• Quelles formations sont indispensables ?
• Quel timeline pour l'autonomie complète ?

• [ ] Prévoir le temps du manager
• Manager dégagé pour J1 ?
• Points de suivi programmés (J1, J7, J30, J90) ?
• Formation du manager au rôle de mentor si nécessaire ?

• [ ] Espace physique ou arrangement télétravail
• Bureau/espace dédié disponible
• Mobilier (bureau, chaise, rangement) installé
• Accès physique testé (clé, badge, code)

• [ ] Équipements informatiques livrés
• Ordinateur configuré et testé
• Écran, clavier, souris
• Téléphone de bureau ou téléphone professionnel
• Écouteurs/microphone si nécessaire

• [ ] Accès et comptes créés
• Email professionnel actif
• Accès VPN testé (si télétravail)
• Comptes dans les systèmes clés (CRM, ERP, etc.)
• Accès au drive partagé et documentation
• Accès aux outils collaboratifs (Slack, Teams, Asana, etc.)

• [ ] Email de bienvenue au nouvel employé
• Accueil chaleureux
• Informations pratiques (horaires, lieu, accès)
• Premier contact : nom du manager et du buddy
• Demande des documents à apporter

• [ ] Annonce en équipe
• Email ou réunion d'équipe pour présenter le nouveau
• Description rapide de son rôle
• Invitation à l'accueillir

• [ ] Préparation des clients ou stakeholders externes
• Si pertinent, informer les clients/partenaires clés
• Partager les coordonnées appropriées

• [ ] Accueil à 9h par le manager ou RH
• Réception calme et positive
• Présentation des locaux (toilettes, cafétéria, sortie)
• Tour rapide du bureau

• [ ] Installation au poste de travail
• Vérification que tout fonctionne
• Mise en place du matériel
• Premiers accès testés

• [ ] Remise de documents et clés
• Clés du bureau
• Badge d'accès
• Guide pratique de l'entreprise
• Plans des locaux

• [ ] Signature des documents officiels
• Contrat (si pas fait avant)
• Charte informatique
• NDA/confidentialité
• RGPD et protection données
• Présence/pointage expliqué

• [ ] Photo pour badge/annuaire (si applicable)
• Prise de photo au siège
• Intégration dans annuaire interne

• [ ] Présentation du plan d'intégration
• Vue d'ensemble des 90 jours
• Points de suivi clés
• Objectifs du premier mois

• [ ] Présentation individuelle du manager (30 min)
• Vue d'ensemble du rôle
• Objectifs des 30 premiers jours
• Politique et culture d'équipe
• Questions et préoccupations

• [ ] Présentation du buddy/parrain (30 min)
• Qui il est et son rôle
• Disponibilité et canaux de contact
• Première journée : ce qu'il va montrer

• [ ] Tour d'équipe
• Présentation rapide à chaque collègue direct
• Rôles et interactions
• Pause café ou déjeuner si possible

• [ ] Présentation générale l'entreprise (1h)
• Histoire et valeurs
• Structure et métier
• Produits/services clés
• Client emblématiques

• [ ] Session IT (30-45 min)
• Tour des outils de base (email, Slack/Teams, VPN)
• Mot de passe et gestionnaire de mots de passe
• Configuration du profil utilisateur
• Support IT et contacts d'urgence

• [ ] Formation sécurité de base (20 min)
• Bonnes pratiques de sécurité informatique
• Politiques d'accès et mots de passe
• Phishing et fraude
• Qui contacter en cas de problème

• [ ] Tutoriels outils métier (si courte durée)
• Démo du CRM ou ERP principal
• Accès aux ressources de formation
• Promesse : formation approfondie en J+2 à J+5

• [ ] Déjeuner d'équipe (si possible)
• Déjeuner ensemble pour créer des liens
• Ambiance informelle et accueillante
• Occasion de poser des questions plus personnelles

• [ ] Bilan fin de journée
• Brève réunion avec le manager
• Vérifier que tout va bien
• Répondre aux questions immédiates
• Rassurer sur la courbe d'apprentissage

• [ ] Documents et accès à domicile
• Clé/badge pris
• Ordinateur configuré pour le télétravail
• Email fonctionnel testé
• VPN opérationnel (si pertinent)

• [ ] Formation approfondie métier (5-8h réparties)
• Comprendre les processus clés
• Démonstrations détaillées des outils principaux
• Shadowing du buddy ou collègue senior
• Premiers exercices simples

• [ ] Documentation fournie et expliquée
• Accès au wiki/documentation interne
• Guides métier clés remis
• Tutoriels vidéo si disponibles
• FAQ spécifique au poste

• [ ] Définir les objectifs J+30
• Avec le manager : qu'est-ce que le nouvel arrivant doit savoir faire après 1 mois ?
• 3-5 objectifs clairs et réalistes
• Métriques pour évaluer la progression

• [ ] Premier point de suivi manager (J+3-4)
• Check-in de 15-20 min
• Aller bien ? Des difficultés ?
• Ajuster le plan si nécessaire
• Rassurer et encourager

• [ ] Formation complémentaire selon le profil
• Commercial/Client : processus clients, calls de vente
• Technique : architecture systèmes, conventions code
• RH/Admin : processus RH, outils paie, congés
• Marketing : outils marketing, campagnes, analytics

• [ ] Premières missions réelles
• Missions simples mais pertinentes
• Feedback régulier du buddy
• Pas de pression, mais du travail utile
• Documenter les apprentissages

• [ ] Intégration sociale continue
• Déjeuner avec collègues différents
• Pause café pour échanger
• Invitation à événements d'équipe

• [ ] Rendez-vous avec la direction/RH (si nouvelle embauche clé)
• Connaissance mutuelle
• Présentation de la vision
• Questions sur les attentes

• [ ] Évaluation J+30 formelle avec le manager
• Avancement par rapport aux objectifs
• Points forts et domaines à améliorer
• Feedback du buddy
• Feedback du nouvel arrivant sur son expérience

• [ ] Formation bonus si besoin
• Accélération sur domaines non maîtrisés
• Formation externe ou interne complémentaire

• [ ] Questionnaire de satisfaction (optionnel)
• Comment se sent-il dans l'équipe ?
• Les outils lui conviennent-ils ?
• Suggestions d'amélioration du processus

• [ ] Planifier les étapes J+30 à J+90
• Objectifs intermédiaires
• Formations supplémentaires
• Responsabilités accrues progressivement

• [ ] Réduction du soutien du buddy progressif
• Du shadowing constant → sessions planifiées → sur demande
• Autonomie validée : signature de tâches en solo
• Relationship toujours positive et ouverte

• [ ] Missions de plus en plus complexes
• Projets de taille croissante
• Responsabilités qui augmentent
• Feedback constructif toujours fourni

• [ ] Intégration dans les projets d'équipe
• Participation à réunions stratégiques
• Contribution aux initiatives collectives
• Reconnaissance des contributions

• [ ] Point manager J+60 (30 min)
• Progression vers l'autonomie complète
• Évaluation des compétences acquises
• Feedback sur la culture d'entreprise
• Objectifs J+90 à J+180

• [ ] 1:1 mensuel établi
• Dès le mois 2 : meeting régulier manager + collaborateur
• Suivi de la progression
• Anticipation des besoins en formation
• Gestion des préoccupations

• [ ] Formation sécurité obligatoire (si pas fait avant)
• Cybersécurité
• RGPD (pour accès aux données)
• Politique de confidentialité d'entreprise

• [ ] Formation sur la vision long terme
• Stratégie annuelle de l'entreprise
• Feuille de route produit
• Plan de développement personnel du nouvel arrivant

• [ ] Formations spécialisées selon le métier
• Certifications métier
• Formations clients
• Conférences ou webinaires pertinents

• [ ] Évaluation J+90 complète
• Atteinte des objectifs de la période
• Comportement et adaptation culturelle
• Performance par rapport aux attentes
• Feedback de l'équipe (360°)

• [ ] Décision formelle
• Confirmation de l'embauche
• Augmentation ou bonus si applicable
• Discussions sur la carrière futur
• Signature des documents finaux

• [ ] Celebration ou recognition
• Marquer le passage de probation
• Reconnaître les efforts et les progrès
• Renforcer le sentiment d'appartenance

• [ ] Définir le plan des 6-12 prochains mois
• Croissance professionnelle
• Formations futures
• Opportunités de responsabilités accrues

Manque de structure : Avoir un plan, c'est motiver. L'absence de plan, c'est laisser le nouvel arrivant se débrouiller.

Overload d'information : Les 3 premiers mois, moins c'est plus. Étalez la formation, pas tout en 1 semaine.

Manager absent : Le succès dépend du manager. S'il n'est pas impliqué, le nouvel arrivant sera perdu.

Buddy désabusé : Choisissez un buddy motivé, pas juste disponible. C'est un rôle clé.

Pas de feedback : Dites au nouvel arrivant comment il va. Le silence, c'est angoissant.

Intégration sociale négligée : Pas que du travail. Les liens d'équipe sont essentiels pour la rétention.

• ⚠️ Le nouvel arrivant demande à partir avant J+30
• ⚠️ Il rate ses objectifs J+30 de plus de 30%
• ⚠️ Feedback d'équipe négatif (attitude, collaboration)
• ⚠️ Nombreuses erreurs ou incidents de sécurité
• ⚠️ Isolement social flagrant
• ⚠️ Manager ne fait pas les points de suivi

Avec Aurelia.jobs, transformez votre onboarding en un processus fluide et mesurable :

• Checklists automatisées pour chaque phase (J-7, J1, J2-30, J31-90)
• Rappels intelligents pour managers et RH
• Suivi de progression en temps réel
• Documentation centralisée accessible à tous
• Feedback et points de suivi planifiés automatiquement
• Mesure de la qualité : taux de réussite, temps d'autonomie, rétention
• Template réutilisable pour chaque nouvelle embauche