Checklist Onboarding IT | Intégration Informatique Nouveaux Employés

Simplifiez l'intégration informatique de vos nouveaux collaborateurs

L'IT joue un rôle crucial dans le processus d'onboarding. Le temps des équipes informatiques est très sollicité, cette checklist permet de rationaliser la configuration des nouveaux employés de manière fluide et efficace.

Un onboarding IT bien structuré aide les nouveaux collaborateurs à :

• Se familiariser avec vos systèmes informatiques
• Configurer les comptes nécessaires
• Suivre les directives de sécurité
• Utiliser les outils de l'entreprise en toute confiance

Informations à communiquer pour chaque nouvelle embauche :

• [ ] Nom et prénom complets
• [ ] Adresse email personnelle (pour l'envoi des invitations)
• [ ] Numéro de téléphone
• [ ] Intitulé du poste
• [ ] Département / Service de rattachement
• [ ] Date de début prévue
• [ ] Manager direct
• [ ] Liste des logiciels et outils nécessaires au poste
• [ ] Niveau d'accès requis (standard, admin, spécifique)

Équipement de base à prévoir :

• [ ] Ordinateur portable ou fixe
• Modèle adapté au poste (bureautique, technique, création)
• Avec licence Windows/macOS à jour
• Mémoire et processeur adaptés aux besoins

• [ ] Écran(s) supplémentaire(s)
• 1 ou 2 écrans selon le poste
• Taille recommandée : 24" minimum

• [ ] Périphériques
• Souris (filaire ou sans fil)
• Clavier (AZERTY français)
• Casque audio avec micro (pour visioconférences)
• Webcam (si non intégrée)

• [ ] Câbles et accessoires
• Câbles d'alimentation
• Adaptateurs (HDMI, USB-C, etc.)
• Station d'accueil / hub USB si nécessaire
• Câble ethernet (si pas de WiFi)

• [ ] Supports de stockage
• Clés USB sécurisées (si nécessaire)
• Disque dur externe (pour backups si requis)

• [ ] Téléphone professionnel
• Smartphone avec forfait (si prévu)
• Téléphone fixe IP (si applicable)

Comptes et accès à créer :

• [ ] Email professionnel
• Création de l'adresse (prenom.nom@entreprise.fr)
• Configuration boîte mail (Outlook, Gmail, autre)
• Signature email standardisée

• [ ] Messagerie interne
• Slack, Microsoft Teams, ou autre
• Ajout aux canaux pertinents
• Configuration des notifications

• [ ] Annuaire d'entreprise
• Création de la fiche collaborateur
• Photo de profil
• Informations de contact

• [ ] Suite bureautique
• Microsoft 365 / Google Workspace
• Niveau de licence approprié

• [ ] Gestion de projet
• Trello, Asana, Monday, Jira, autre
• Accès aux boards/projets concernés

• [ ] Stockage et partage de fichiers
• Google Drive, OneDrive, Dropbox
• Accès aux dossiers partagés du service

• [ ] Visioconférence
• Zoom, Teams, Meet
• Configuration compte et paramètres

• [ ] Logiciels métiers
• CRM (si commercial/support)
• ERP (si finance/opérations)
• Outils de dev (si technique)
• Logiciels spécialisés au poste

• [ ] Outils d'analyse
• Analytics (Google Analytics, Mixpanel)
• BI (Tableau, Power BI, Looker)
• Autres outils data

• [ ] Accès réseaux et serveurs
• VPN d'entreprise
• Serveurs FTP/SFTP
• Bases de données
• Environnements de dev/test

Configuration pré-arrivée :

• [ ] Installation du système d'exploitation
• OS à jour avec dernières mises à jour de sécurité
• Configuration selon standards de l'entreprise

• [ ] Installation des logiciels de base
• Suite bureautique
• Navigateurs web (Chrome, Firefox, Edge)
• Antivirus/antimalware d'entreprise
• VPN client
• Logiciels obligatoires de l'entreprise

• [ ] Configuration des comptes
• Session utilisateur Windows/Mac créée
• Email configuré et testé
• Messagerie interne installée

• [ ] Sécurité de base
• Politique de mots de passe appliquée
• Chiffrement du disque activé
• Pare-feu configuré

• [ ] Tests de fonctionnement
• Connexion réseau OK (WiFi et ethernet)
• Périphériques détectés et fonctionnels
• Impression de test réussie
• Accès VPN testé

Avant de créer des comptes :

• [ ] Validation du manager pour les niveaux d'accès
• [ ] Approbation de la direction pour licences payantes
• [ ] Validation conformité/sécurité si accès sensibles
• [ ] Budget matériel validé

Email de pré-onboarding IT (J-3 à J-5) :

• [ ] Confirmer que le matériel sera prêt
• [ ] Demander préférences éventuelles (Mac vs PC si applicable)
• Indiquer ce qui est possible ou non
• [ ] Expliquer le déroulement du J1 côté IT
• [ ] Donner contact IT pour questions

Installation physique :

• [ ] Bureau préparé
• Ordinateur sur le bureau
• Écran(s) positionné(s) et connecté(s)
• Clavier et souris installés
• Casque/périphériques accessibles

• [ ] Téléphone configuré
• Fixe branché et opéré (si applicable)
• Mobile chargé et configuré (si fourni)
• Messagerie vocale activée

• [ ] Imprimante/scanner
• Accès imprimante partagée configuré
• Code d'accès badge si impression sécurisée
• Localisation des imprimantes indiquée

• [ ] Câble réseau ou WiFi
• Connexion internet fonctionnelle
• Codes WiFi fournis si nécessaire

• [ ] Tout s'allume et fonctionne
• [ ] Aucun message d'erreur au démarrage
• [ ] Session utilisateur accessible

Rendez-vous IT de bienvenue (30-45 min) :

• [ ] Configuration email
• Première connexion à la messagerie
• Explication interface et dossiers
• Configuration application mobile si applicable
• Test envoi/réception

• [ ] Accès messagerie instantanée
• Connexion Slack/Teams
• Présentation des canaux principaux
• Paramétrage des notifications
• Test de communication

• [ ] Gestionnaire de mots de passe
• Installation outil entreprise (Dashlane, 1Password, LastPass, Keeper)
• Création du coffre-fort personnel
• Import des credentials déjà créés
• Explication utilisation quotidienne

• [ ] Tour des outils essentiels
• Où trouver les fichiers partagés
• Comment rejoindre une visio
• Où sont les documents importants
• À qui demander de l'aide

Kit de documentation à remettre (format numérique ou papier) :

• [ ] Guide de prise en main
• Guide de démarrage rapide
• Localisation des principaux outils
• Contacts IT et support

• [ ] Manuels utilisateur
• Guide du matériel fourni (PC, écrans, périphériques)
• Documentation des logiciels principaux
• FAQ IT de l'entreprise

• [ ] Tutoriels vidéo
• Vidéos courtes sur outils clés
• Liens vers formations en ligne
• Ressources d'auto-formation

Formation aux outils collectifs (15-20 min) :

• [ ] Outils de collaboration
• Comment partager des documents
• Gestion des permissions
• Bonnes pratiques de nommage de fichiers

• [ ] Visioconférence
• Comment créer/rejoindre une réunion
• Partage d'écran
• Paramètres audio/vidéo
• Enregistrement de réunions

• [ ] Imprimantes et copieurs
• Localisation des imprimantes
• Code d'accès badge/code PIN
• Impression recto-verso, couleur
• Scan vers email
• Gestion des bourrages papier

• [ ] Système téléphonique
• Composer un numéro interne/externe
• Transfert d'appel
• Messagerie vocale
• Conférence call

Formations et signatures obligatoires :

• [ ] Charte informatique
• Lecture et signature de la charte
• Explication des règles principales
• Conséquences du non-respect

• [ ] Politique RGPD
• Sensibilisation protection des données
• Règles de traitement des données personnelles
• Contact DPO (si applicable)

• [ ] Accord de confidentialité
• Signature NDA si nécessaire
• Rappel des obligations de confidentialité

Règles d'accès aux locaux :

• [ ] Badge d'accès
• Remise du badge
• Zones accessibles
• Horaires d'accès
• Procédure en cas de perte

• [ ] Inviter des visiteurs
• Procédure de déclaration
• Responsabilité de l'hôte
• Zones autorisées/interdites

Bonnes pratiques de sécurité (session 20 min) :

• [ ] Verrouillage de session
• Touche raccourci (Windows+L, Ctrl+Cmd+Q)
• Obligation de verrouiller en quittant le bureau
• Verrouillage automatique après X minutes

• [ ] Gestion physique des documents
• Politique "bureau propre" (clean desk)
• Destruction documents confidentiels
• Rangement sécurisé en fin de journée

• [ ] Partage de données sensibles
• Interdiction d'email pour données sensibles
• Outils sécurisés de partage
• Chiffrement des fichiers confidentiels

• [ ] Mots de passe
• Politique de complexité
• Renouvellement périodique
• Jamais de partage de credentials
• Utilisation du gestionnaire de mots de passe

• [ ] Phishing et menaces
• Reconnaître un email suspect
• Ne jamais cliquer sur liens douteux
• Vérifier l'expéditeur
• Signaler les emails suspects à l'IT

Informations à transmettre :

• [ ] Localisation du service IT
• Bureau/étage
• Horaires de disponibilité
• Permanences

• [ ] Contacts directs
• Email support IT
• Numéro de téléphone support
• Extension interne
• Nom du contact principal

• [ ] Plateforme de ticketing
• URL du portail de support
• Comment créer un ticket
• Niveaux de priorité
• Délais de réponse attendus

• [ ] Messagerie instantanée
• Canal Slack/Teams du support IT
• Username de l'équipe IT
• Disponibilité sur messagerie

• [ ] Urgences
• Qui appeler en cas d'urgence IT
• Définition d'une urgence
• Procédure d'escalade

Check-up J+3 ou J+5 :

• [ ] Tous les logiciels nécessaires sont installés
• [ ] Tous les accès fonctionnent
• [ ] Aucun message d'erreur bloquant
• [ ] Connexion VPN opérationnelle (si télétravail)
• [ ] Accès aux ressources partagées OK

Sessions de formation selon les besoins :

• [ ] Cybersécurité de base
• Reconnaître les menaces (phishing, ransomware)
• Bonnes pratiques quotidiennes
• Gestion des incidents
• Durée : 1h | Format : E-learning ou présentiel

• [ ] RGPD et protection des données
• Principes du RGPD
• Traitement des données dans le poste
• Droits des personnes
• Durée : 45 min | Format : E-learning

• [ ] Suite bureautique avancée
• Excel/Sheets niveau avancé
• PowerPoint/Slides efficace
• Collaboration temps réel

• [ ] Outils de productivité
• Astuces Slack/Teams
• Gestion du calendrier
• Raccourcis claviers

• [ ] Outils métier spécifiques
• CRM/ERP si applicable
• Logiciels techniques
• Plateformes internes

Point IT de suivi (J+7 à J+10) :

• [ ] Réunion de suivi 15-20 min
• Comment se passe la prise en main ?
• Des outils manquants ou non fonctionnels ?
• Des difficultés rencontrées ?
• Des questions sur la sécurité ?

• [ ] Collecte de feedback
• Le matériel est-il adapté ?
• La documentation est-elle claire ?
• Suggestions d'amélioration du processus

Sensibilisation continue :

• [ ] Simulation de phishing
• Inscription aux campagnes de test
• Périodicité : mensuelle ou trimestrielle
• Objectif : maintenir la vigilance

• [ ] Exercices de sécurité
• Tests de procédures d'urgence
• Simulations d'incidents
• Évaluation des réflexes

• [ ] Formations continues
• Webinaires sécurité réguliers
• Newsletter IT sécurité
• Mises à jour sur nouvelles menaces

Questionnaire de satisfaction (J+30) :

• [ ] Le matériel est-il adapté à vos besoins ?
• [ ] Avez-vous rencontré des difficultés techniques ?
• [ ] La documentation fournie était-elle claire ?
• [ ] Le support IT a-t-il été réactif ?
• [ ] Vous sentez-vous autonome sur les outils ?
• [ ] Suggestions d'amélioration ?

Éléments critiques à ne pas négliger :

• ✅ Jamais de credentials par email - Toujours via gestionnaire de mots de passe ou remise en main propre
• ✅ Vérification d'identité - S'assurer de l'identité avant de donner des accès
• ✅ Principe du moindre privilège - Donner uniquement les accès nécessaires au poste
• ✅ Tracer les accès - Logger qui a accès à quoi et depuis quand
• ✅ Révocation immédiate - Procédure claire en cas de départ

Coordination avec les autres services :

• ✅ RH informe IT suffisamment tôt - Minimum 2 semaines avant arrivée
• ✅ Manager précise les besoins exacts - Liste détaillée des logiciels/accès
• ✅ IT confirme que tout est prêt - Email de confirmation J-1
• ✅ Point de suivi après J1 - S'assurer que tout fonctionne

Faire bonne impression dès le début :

• ✅ Matériel prêt et fonctionnel - Rien de pire qu'un ordinateur en panne le J1
• ✅ Documentation claire et accessible - Pas de jargon technique inutile
• ✅ Support disponible et bienveillant - Ambiance d'accompagnement, pas de jugement
• ✅ Autonomie progressive - Former sans submerger

• [ ] Recevoir les informations du nouveau collaborateur
• [ ] Commander le matériel informatique
• [ ] Créer les comptes et accès nécessaires
• [ ] Obtenir les validations des managers

• [ ] Configurer et tester le matériel
• [ ] Installer les logiciels de base
• [ ] Préparer la documentation
• [ ] Envoyer email de pré-onboarding IT

• [ ] Installer le matériel au poste de travail
• [ ] Session de configuration individuelle (30-45 min)
• [ ] Formation aux équipements communs
• [ ] Signature charte informatique et RGPD
• [ ] Formation sécurité de base
• [ ] Remettre contacts support IT

• [ ] Vérifier que tout fonctionne (J+3)
• [ ] Répondre aux premières questions
• [ ] Planifier les formations complémentaires

• [ ] Point de suivi IT (J+10)
• [ ] Formations sécurité obligatoires
• [ ] Inscription aux exercices de sécurité
• [ ] Questionnaire de satisfaction (J+30)

Avec Aurélia.jobs, vous pouvez :

• Générer automatiquement les checklists IT pour chaque nouvel arrivant
• Suivre l'avancement de chaque étape en temps réel
• Assigner des tâches aux membres de l'équipe IT
• Recevoir des rappels avant chaque deadline
• Centraliser la documentation dans un espace partagé
• Analyser les temps de chaque étape pour optimiser le processus

Pour aller plus loin :

• Guide : Réussir l'onboarding - Méthodologie complète d'intégration
• Lexique : Onboarding - Définition et enjeux
• Outil : Checklist Onboarding Générale - Checklist RH complète
• Guide : Parcours d'intégration - Vision globale sur 3-6 mois